Organigramme fonctionnel nominatif
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Tenir un organigramme fonctionnel nominatif consiste à maintenir exacte, dans la durée, la liste des agents qui exécutent et contrôlent chaque tâche. La difficulté n'est pas de produire le document : c'est de le tenir à jour au rythme des mouvements de personnel, des délégations de signature et des réorganisations. Un organigramme daté de plusieurs années établit devant un auditeur l'inverse de ce qu'il devrait démontrer.
Le niveau de détail attendu
Un organigramme fonctionnel exploitable descend au niveau de la tâche élémentaire, pas du service. « La direction des finances contrôle les mandatements » ne permet aucune vérification.
- Le processus et la tâche élémentaire concernée
- L'agent qui exécute la tâche, nommément désigné
- L'agent qui contrôle ou valide, également nommé
- Le suppléant prévu en cas d'absence, et les délégations de signature associées
- La date de la dernière mise à jour
Ce qui le rend obsolète
Trois événements suffisent à désaligner le document du réel : l'arrivée ou le départ d'un agent, la signature d'une nouvelle délégation, et la redistribution des tâches au sein d'un service. Aucun des trois ne déclenche spontanément la mise à jour de l'organigramme.
Cette dérive explique pourquoi le document se tient mal dans un fichier bureautique : sa mise à jour y dépend d'une vigilance individuelle, alors qu'elle devrait découler des événements qui l'affectent.
Le cumul de rôles, ce que l’organigramme sert à détecter
L'intérêt du document tient à ce qu'il rend une vérification immédiate : la lecture d'une ligne suffit à constater que deux rôles incompatibles sont tenus par la même personne.
Ce contrôle est d'autant plus nécessaire dans les services réduits, où la séparation des fonctions se heurte à l'effectif disponible. Le constater ne le résout pas, mais permet de compenser par un contrôle de second niveau documenté.
Ce qu’Isodit apporte sur ce point
- Saisie au niveau de la tâche, rattachée aux processus déjà décrits dans la cartographie
- Détection des cumuls de rôles incompatibles chez un même agent
- Suppléances et délégations de signature portées par la même fiche
- Historique des affectations : qui exerçait ce contrôle à telle date