Qu'est-ce qu'un organigramme fonctionnel nominatif ?
Mis à jour le
Un organigramme fonctionnel nominatif recense, pour chaque tâche d'un processus, la personne qui l'exécute et celle qui la contrôle. Il se distingue de l'organigramme hiérarchique, qui représente les liens de subordination : l'organigramme fonctionnel décrit qui fait quoi, pas qui dépend de qui. C'est la pièce qui démontre la séparation des fonctions, principe central du contrôle interne comptable.
Pourquoi la séparation des fonctions
Le principe consiste à éviter qu'une même personne puisse initier une opération, la valider et l'enregistrer. Cette concentration est la condition qui rend une fraude durablement invisible.
L'organigramme fonctionnel nominatif rend cette séparation vérifiable : il suffit de lire la ligne d'un processus pour constater si deux rôles incompatibles sont tenus par la même personne.
Ce qu’il doit contenir
Un organigramme fonctionnel exploitable descend au niveau de la tâche, pas du service.
- Le processus et la tâche élémentaire concernée
- L'agent qui exécute la tâche, nommément désigné
- L'agent qui contrôle ou valide, également nommé
- Le suppléant prévu en cas d'absence
- La date de la dernière mise à jour
La difficulté réelle : le maintien à jour
L'obstacle n'est pas de produire ce document une première fois, mais de le maintenir exact. Chaque mouvement de personnel, chaque délégation de signature et chaque réorganisation le rend partiellement obsolète.
Un organigramme fonctionnel daté de plusieurs années est généralement retenu comme une faiblesse lors d'un audit, car il atteste que le dispositif n'est pas vivant.