Le prérequis que personne ne tient à jour : l'organigramme fonctionnel nominatif

Un plan de contrôle décrit qui contrôle quoi. Encore faut-il que la description corresponde à l'organisation du jour.

Publié le 29 janvier 2026 par Cédric Lécuyer. 6 minutes de lecture.

Un prérequis, pas une formalité

La direction du Budget et la direction générale des finances publiques publient conjointement un vademecum du contrôle interne financier au sein des organismes publics, dont l'édition 2025 fait référence. Le document décrit la démarche attendue : identifier les risques, renforcer les dispositifs, évaluer leur efficacité, réviser périodiquement.

Avant d'aborder la cartographie des risques, il pose deux prérequis. La carte des processus, d'abord. L'organigramme fonctionnel nominatif, ensuite. Le vocabulaire employé mérite d'être relevé : il ne s'agit pas de bonnes pratiques recommandées, mais de conditions préalables à la démarche elle-même.

Le vademecum décrit également la chaîne des acteurs : l'organe délibérant, qui valide annuellement le plan d'action formalisant la stratégie de couverture des risques ; l'organe dirigeant ; l'agent comptable ; le référent contrôle interne ; et les agents opérationnels. Chacun tient une fonction précise, et cette répartition n'a de sens que si elle est écrite quelque part.

Les deux prérequis alimentent la cartographie, qui produit le plan d'action puis le plan de contrôle. La flèche en pointillé est celle qu'on oublie : chaque mouvement d'agent invalide une ligne de l'organigramme, et donc une partie du plan de contrôle qui en découle.

Ce qu'un organigramme fonctionnel nominatif n'est pas

Ce n'est pas l'organigramme hiérarchique. Un organigramme hiérarchique répond à la question de savoir qui dirige qui. Un organigramme fonctionnel nominatif répond à une question différente : sur ce processus précis, qui exécute chaque tâche, qui la valide, qui la contrôle, et qui remplace la personne absente.

La différence est décisive pour le contrôle interne. La séparation des tâches, l'incompatibilité de certaines fonctions, la permanence du service en cas d'absence : rien de tout cela ne se lit sur un organigramme hiérarchique. Le vademecum le rattache d'ailleurs au plan d'action, qui porte sur l'organisation de la chaîne financière et des acteurs, la définition de la chaîne hiérarchique de décision, la permanence des fonctions et l'attribution des tâches.

Un dispositif de contrôle interne qui ne s'appuie pas sur ce document décrit une organisation théorique. Les contrôles y sont attribués à des fonctions plutôt qu'à des personnes, ce qui donne un plan de contrôle inapplicable dès lors qu'une fonction est vacante, partagée ou cumulée.

Pourquoi il se périme

La carte des processus change peu. Une chaîne de la dépense reste une chaîne de la dépense d'un exercice à l'autre.

L'organigramme fonctionnel nominatif, lui, se périme à chaque mouvement. Une mutation, un départ en retraite, un congé de longue durée, un remplacement temporaire, une réorganisation de service : chacun de ces événements invalide une ligne du document. Dans une collectivité de taille moyenne, cela représente plusieurs dizaines de modifications par an, dont aucune ne déclenche spontanément la mise à jour du contrôle interne.

Le résultat est connu de tous ceux qui ont préparé un contrôle externe. L'organigramme fonctionnel existe, il a été produit sérieusement, et il date de la dernière campagne de cartographie. Entre-temps, l'agent qui figure comme valideur a changé de service, et le cumul de fonctions incompatibles qu'on avait pris soin d'éviter s'est reconstitué sans que personne ne l'ait décidé.

Ce n'est pas un défaut de rigueur. C'est un problème de fréquence : un document tenu une fois par an ne peut pas décrire une organisation qui bouge en continu.

Trois fonctions publiques, une même difficulté

L'exigence se retrouve dans les trois versants, sous des formes différentes.

Dans la fonction publique de l'État, elle relève du cadre de référence des contrôles internes budgétaire et comptable, décliné par un réseau de référents ministériels.

Dans la fonction publique territoriale, elle s'inscrit dans le guide de renforcement du contrôle interne comptable et financier diffusé par la DGFiP, et prend une acuité particulière avec la généralisation du compte financier unique au titre de l'exercice 2026.

Dans la fonction publique hospitalière, elle s'articule à la certification des comptes et aux exigences de fiabilité qui l'accompagnent.

Les référentiels diffèrent, le vocabulaire aussi. La difficulté est la même : maintenir à jour une description nominative des tâches dans des organisations où les personnes changent plus vite que les documents.

Ce qui rend le document tenable

Trois conditions, indépendantes du référentiel appliqué.

La mise à jour doit être portée par les responsables de processus, au moment du mouvement, et non reconstituée annuellement par la fonction contrôle interne. Une information sur l'organisation d'un service ne remonte correctement que de ce service.

Les versions successives doivent être conservées. C'est ce qui permet de justifier, devant un auditeur ou une juridiction financière, quelle était l'organisation en vigueur à la date de l'opération contrôlée. Un document qui n'existe qu'en dernière version ne dit rien du passé, et le contrôle porte toujours sur le passé.

Le plan de contrôle doit être adossé au document plutôt qu'en être détaché. Tant que les deux vivent dans des fichiers séparés, la mise à jour de l'un ne se répercute pas sur l'autre, et l'écart se creuse jusqu'au prochain contrôle externe.

Sources

• Vademecum du contrôle interne financier au sein des organismes publics, principes généraux, édition 2025, direction du Budget et direction générale des finances publiques

• Le contrôle interne financier de l'État en matière budgétaire, budget.gouv.fr

• Guide de renforcement du contrôle interne comptable et financier, DGFiP

• Le contrôle interne, portail Collectivités locales